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POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS SALDOS DE LOS USUARIOS

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y administrar las solicitudes, trámites y autorizaciones de los saldos de los usuarios ( a favor y negativos ) generados en las operaciones de intercambio que sean aprobados de parte de DONDO para soportar cada una de las operaciones. Con un seguimiento oportuno, confiable para sus usuarios, así como para los procesos contables y de auditoría interna.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para:

  • El control de operaciones de todos los usuarios externos de DONDO
  • Registro y adecuado manejo de los saldos en DONDO en cada una de las operaciones que se desarrollen

3. DEFINICIONES GENERALES

  • Saldos a favor positivos: Sumas de dinero originadas por el recaudo de un usuario que por alguna razón no fue efectivo dentro del proceso (intercambios - Fletes – ventas) los cuales quedan disponibles como medio de pago para futuras operaciones.
  • Saldos a favor negativos: Sumas de dinero pendientes por cobrar al usuario de una operación ya concluida, originada dentro del proceso (intercambios - Fletes – ventas) los cuales quedan dentro de la cartera de DONDO para legalizar en futuras operaciones, de acuerdo con las políticas de la compañía.
  • Promesa de valor: Es la vía en que se decide en DONDO para atender las necesidades de un usuario, a través de una forma que permita que este se sienta satisfecho con el servicio obtenido.

4. RESPONSABILIDADES

  • Agente: Verificar que los parámetros establecidos en la presente política se cumplan. Realizar revisiones diarias de las operaciones que generen saldos a favor, asociadas al cumplimiento de las responsabilidades asignadas. Realizar el cobro de los saldos negativos a los usuarios, dentro de las operaciones en curso. Reportar en el archivo definido de control interno las operaciones que originen saldos. Reportar al supervisor diariamente las transacciones de esta operación
  • Supervisor: Confirmar y aprobar los saldos, para legalizar. Orientar a los agentes y usuarios frente al proceso. Entregar a la firma contable la relación de los saldos diariamente. Mantener actualizada y vigente la presente política y velar por su cumplimiento, analizando las excepciones planteadas a la misma. Divulgar la política y cualquier cambio a la misma. Realizar seguimiento a las legalizaciones de los saldos.
  • Tesorería: Realizar el reembolso de los saldos a favor no legalizados en los tiempos establecidos. Realizar seguimiento a las transferencias efectuadas.
  • Firma contable: Realizar seguimiento a las legalizaciones de los saldos. Realizar el respectivo cruce (saldo a favor – con la operación) de legalización. Remitir los comprobantes contables (Facturas – recibos de caja) a los usuarios Realizar control interno con reclasificación de los valores y terceros asociados a la operación.
  • Usuarios: Realizar sus solicitudes a través del correo electrónico, y/o la plataforma bajo los lineamientos establecidos en la presente Política.

5. PLAZOS AUTORIZADOS

  • Desde el día 1 que se genera un saldo a favor del usuario, el mismo tiene la posibilidad de optar por el reintegro del dinero o por el uso del saldo en un nuevo intercambio a través de la plataforma en un plazo máximo de 45 días calendario.
  • Una vez se cumplen los 45 días de no haberlo usado, se procederá con la devolución a la cuenta previamente inscrita.
  • Se emite un recibo de pago al usuario por el monto reintegrado y el cual será enviado al correo electrónico.
  • DONDO no reconocerá intereses por los saldos a favor.
  • Por regla general los saldos a favor no serán reintegrados a terceros, de manera excepcional se le permitirá al usuario solicitar el reintegro a favor de un tercero por una determinada circunstancia, para ello deberá realizar el diligenciamiento del formato establecido, debe constar también la aceptación por parte del tercero autorizado.

6. RECONOCIMIENTO DE SALDOS A FAVOR POSITIVO

  • Un servicio no prestado a un usuario (intercambios - Fletes – ventas)
  • Una compra anulada que no cumple la promesa de valor para el usuario, la cual no puede durar más de 45 días en la cuenta de DONDO sin uso para ello,
  • El usuario tiene dos alternativas de uso de los saldos a favor a su elección, la posibilidad de efectuar compras futuras y/o pago de fletes y/o solicitar la devolución del dinero.

7. RECONOCIMIENTO DE SALDOS NEGATIVOS

  • Cuando un usuario tiene un saldo a favor y el pago que va a realizar supera el mismo, se deberá indicar al usuario el valor de la diferencia que será cobrado en el próximo link de pago.
  • Cuando en el desarrollo del intercambio el usuario deba reconocer a DONDO un monto de dinero se materializarán dos escenarios en consideración del valor del mismo así ; en un pago con valores menores a $ 6.000 se genera un saldo negativo y cuando el valor sea mayor a este se creará el link del pago para el mismo.

8. LEGALIZACIONES

Los usuarios tendrán cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la terminación de su intercambio para legalizar el saldo a favor para ello:

  • El agente de servicios notificará el valor disponible y/o el saldo negativo, junto con las opciones para su legalización mediante las plataformas dispuestas por DONDO.
  • Los saldos a favor serán reportados diariamente por los agentes en el canal interno de comunicación de DONDO (Pre – billing) posterior para su legalización,
  • Una vez definida la nueva operación (intercambios - Fletes – ventas) con el usuario, se procederá con el reporte de legalización al supervisor para su aprobación.
  • El área de facturación procederá con la emisión de la factura y legalización de los saldos.
  • Se remite al usuario la factura de venta al correo electrónico previamente inscrito.
  • La aplicación tendrá la capacidad de informar el saldo a favor disponible por el usuario.

Bajo ninguna circunstancia serán aceptadas legalizaciones que no estén previamente registradas dentro de las operaciones iniciales: Lo que no es posible probar dentro del intercambio inicial no es posible efectuar legalización (por ejemplo, Dineros enviados en efectivo en los objetos de intercambios)

Los saldos a favor serán reembolsados en la misma moneda sobre la cual se desarrolló la transacción inicial; el monto será reembolsado sobre el valor de la tasa de cambio en que vaya ejecutarse la operación pero bajo ninguna circunstancia se pagará con el valor y tasa que corresponda al día del pago, y se condiciona a que si la misma está superior al momento que se hizo transacción inicial se tomará ese valor de referencia. (es decir, que DONDO bajo ningún escenario pagará una moneda diferente con un monto más alto al de la transición inicial). Adicionalmente no asumirá ninguna tasa por los bancos intermediarios (Gastos bancarios)

9. MANTENIMIENTO

  1. El registro en pre-billing para la creación de los comprobantes contables para el reporte ante la DIAN de todos los saldos a favor
  2. Registro y revisión del control de devoluciones, indemnizaciones y encimas mensuales a. Mes a mes b. Por volumen c. Casos especiales

10. MODIFICACIONES

La Compañía se reserva el derecho de modificar, suspender o cancelar el contenido de la presente Política de manera unilateral en cualquier momento sin desmejora de las condiciones de los usuarios.

Cualquier excepción o modificación a la presente política debe ser autorizada por la Gerencia y se notificará a los usuarios.