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POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Información General.

La presente política regula el tratamiento de los datos personales de los clientes, usuarios, proveedores o cualquier otra persona natural o jurídica que tenga una relación con CROWDSWAP S.A.S., constituida conforme a las leyes de la Republica de Colombia, domiciliada en Bogotá e identificada tributariamente con el NIT 901.186.816-1 (en adelante y para efectos del presente documento se denomina CROWDSWAP), CROWDSWAP está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denominan los Datos Personales) a los cuales CROWDSWAP tenga acceso en el desarrollo de sus actividades mercantiles. En este sentido, la sociedad recibe a través de los diferentes canales de información en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad o género) de contacto (teléfono, correo electrónico o dirección), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento en internet, información financiera y otros datos relevantes para la operación mercantil; información que podrá ser obtenida directamente de los titulares o a través del uso de plataformas de Internet pertenecientes a la sociedad, previa autorización del cliente.

Al ingresar sus datos e información, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

2. Aplicación de esta Política.

Esta Política se refiere y se aplica con carácter general a los clientes de CROWDSWAP, socios comerciales, comercios afiliados, proveedores, empleados, colaboradores, contratantes y a cualquier persona cuyos Datos Personales sean o vayan a ser tratados por la sociedad (quienes en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Titulares) y tiene como finalidad garantizar los derechos de los Titulares; informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos; preguntas, quejas y reclamos, y; Dar a conocer la finalidad de los Datos Personales dentro de la actividad comercial.

Esta Política es de carácter global, por lo tanto, es de aplicación de todos los empleados, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la sociedad acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la sociedad es responsable.

Asimismo, se aplicará a terceras personas ya sean naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba cualquier tipo de contrato, con el fin personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

3. Tratamiento.

CROWDSWAP S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales en el curso de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá, efectuará verificación de los Datos Personales, efectuará cobros y compartirá información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. En este orden, los Datos Personales Tratados por la sociedad estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Asimismo, los Titulares reconocen que sus datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de la labor correspondiente dentro de CROWDSWAP, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas, según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.

4. Finalidad.

De igual forma, las personas que tengan acceso a los Datos Personales por Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades: (i) Ofrecer programas de fidelización para sus Usuarios, promociones y descuentos; (ii) Informar la existencia de productos y servicios, propios y de terceros; (iii) Seguir el comportamiento de los Titulares, teléfonos móviles y sus preferencias de consumo; (iv) Realizar perfiles de los Titulares usuarios de Plataformas propiedad de la sociedad a partir de sus preferencias de consumo y de su comportamiento en internet y teléfonos móviles; (v) Enviar información sobre novedades, noticias y promociones propias y de terceros; (vi) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (vii) Construir bases de datos segmentadas; (viii) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate para tal efecto; (ix) Seguir, medir y registrar la capacidad de gasto de los Titulares; (x) Indexar información y Datos Personales a partir del comportamiento de los Titulares y sus preferencias de consumo; (xi) Realizar actividades de mercadeo, envío de información a las direcciones electrónicas con fines publicitarios, de mercadeo o para el desarrollo y ejecución de obligaciones contractuales que se hayan adquirido de forma previa; (xii) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento del servicio prestado; (xiii) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo en CROWDSWAP; (xiv) Personalizar la página web y/o aplicaciones para teléfonos móviles de acuerdo a los gustos e intereses del usuario final; (xv) Para cumplir a cabalidad con los servicios celebrados con los clientes y usuarios, de acuerdo con sus finalidades para brindar los servicios de CROWDSWAP; (xvi) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (xvii) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xviii) Para identificar a los usuarios cuando ingresen a la aplicación o Sitio Web; (xix) Para proceder a la facturación y cobro del servicio; (xx) Para transmitir y/o transferir los Datos Personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de CROWDSWAP, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o cualesquiera otras empresas que cumplan la finalidad de la presente Política de Privacidad, y (xxi) Efectuar cobros y compartir información con centrales de riesgos en caso de ser necesario. CROWDSWAP velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

El Titular reconoce expresamente que la información comercial recolectada será utilizada para fines comerciales lo cual incluye el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que CROWDSWAP ofrece, lo cual podrá ejercerse a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos).

5. Derechos del Titular.

CROWDSWAP está comprometido con proteger la privacidad de los Titulares y garantizar sus derechos al habeas data para que el mismo pueda conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los datos personales que se administren. Por ello, informamos que el Titular, además de los mencionados cuenta los siguientes derechos: (i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CROWDSWAP; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CROWDSWAP en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento; (iii) Ser informado por CROWDSWAP, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los Datos Personales del Titular, previa consulta por parte de éste; (iv) Presenta trámite de consulta o reclamo ante CROWDSWAP por la utilización de sus datos; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y; (vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

6. Contenido de la Información.

Para el desarrollo de sus actividades comerciales y la correcta prestación del servicio ofrecido, CROWDSWAP recolectará la información que a continuación se describe: Información de identificación personal incluida pero no limitada a: nombres y apellidos, teléfono, dirección y otro tipo de información que permita identificar a los usuarios. También solicitara información personal para comprar los servicios, a saber: (i) Nombres y apellidos; (ii) Dirección; (iii) Dirección de correo electrónico; (iv) Fecha de nacimiento; (v) Número telefónico; (vi) Datos relacionados con el medio de pago; (vii) Información profesional, títulos y referencias tanto personales como profesionales; (vii) Número de cédula, y; (viii) Cualquier otra requerida para la prestación de los servicios ofrecidos.

En tratándose de servicios que la sociedad pueda llegar a ofrecer a través de plataformas de Internet, CROWDSWAP recolectará la información que a continuación se describe: (i) Dirección IP (Internet Protocol) con el fin de diagnosticar problemas o inconvenientes con el servidor de CROWDSWAP, así como para administrar su Aplicación y/o Sitio Web. (Una dirección de IP es un número que se le asigna a su computadora cuando usa internet. Su dirección de IP también es utilizada para ayudar a identificarle dentro de una sesión particular y para recolectar información demográfica general); (ii) Correo electrónico para la utilización del Sitio Web; (iii) Información financiera para el pago de servicios.

7. Datos Sensibles.

En el ejercicio de su objeto comercial la sociedad puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (i) Imágenes, fotografías y o grabación de voz y, (ii) Datos que pueden implicar discriminación por su tratamiento, tales como información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica.

De igual forma, se podrán tratar otros Datos Sensibles relativos a salud, género y cualquier información cuyo Tratamiento puede involucrar la discriminación de los Titulares. En el último caso se informará a los Titulares para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales Datos Sensibles que son más delicados.

Estos datos serán tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles se incluye dentro de la seguridad de la privacidad de los mismos, por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información.

8. Autorización.

El tratamiento de datos requiere de una autorización (i) previa por parte del Titular. Para ello, la sociedad, sus empleados y terceros Autorizados deberán recolectar los Datos Personales y hacer que el Titular suscriba y conozca este documento para futuras inquietudes; (ii) Expresa: Significa que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto por cualquier medio que permita establecer la voluntad del Titular.

9. Procedimientos.

Con el fin de que el Titular pueda acceder a su información personal y ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los Datos Personales que se administren, a continuación, le presentamos los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de su información personal:

a. Consultas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CROWDSWAP cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El derecho de Consulta al que se hace referencia, así como los demás derechos cuyo procedimiento se explica a continuación, solo podrán ser ejercidos por el Titular de la información o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o Su representante, previa acreditación de la representación.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Reclamos.

El Titular o su causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos de CROWDSWAP debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación existente para tal fin, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas; (i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CROWDSWAP como Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieren hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la sustitución al interesado; (ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y (iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Transferencia de Datos.

El Titular autoriza expresamente a CROWDSWAP para compartir sus Datos Personales con sus aliados comerciales quienes desarrollarán y ejecutarán el servicio elegido por el usuario. Así mismo, autoriza a CROWDSWAP y a sus aliados comerciales para utilizar los Datos Personales suministrados en la gestión propia de CROWDSWAP y dentro de las alianzas comerciales que suscriba CROWDSWAP, para generar valores agregados. Por ello, autoriza a CROWDSWAP para conservarlos, actualizarlos, procesarlos, consultarlos y tratarlos en las formas establecidas en la presente Política.

11. Cookies.

CROWDSWAP utiliza "Cookies" que son pequeñas unidades de información almacenada temporalmente en el disco duro del computador del usuario, útiles para navegar en el sitio. La información contenida en las "Cookies" sirve, v.g., para el control de sesiones, en particular navegación mejorada y para obtener un alto desempeño como usuario amigable de un sitio web, y para almacenar información personal relativa a identificación. La mayoría de los "browsers" de la red aceptan las "cookies" automáticamente. El usuario puede evitar esto cambiando la configuración de su "browser". Puede eliminar las "cookies" almacenadas en el PC en cualquier momento suprimiendo los archivos de Internet temporales ("Herramientas/Extras" de la barra del "Browser" -"Opciones de Internet").

12. Menores de Edad.

CROWDSWAP sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, CROWDSWAP deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

13. Seguridad.

CROWDSWAP, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de CROWDSWAP se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. CROWDSWAP no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de CROWDSWAP.

14. Atención de Peticiones.

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus datos personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, el Titular deberá contactarse con el área de administración, mediante un correo electrónico a [email protected]

15. Modificaciones.

CROWDSWAP se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

16. Vigencia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y la Autorización se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de Datos Personales de la República de Colombia.

La presente Política de Tratamiento de Datos entra a regir a partir del día 27 de Noviembre de 2020.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de CROWDSWAP, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento aquí consignadas.